Aufgabenbereiche
Stellenbeschreibung
Spätestens bei der Vertragsgestaltung nötig und vorher durchaus sinnvoll ist die Ausarbeitung einer Stellenbeschreibung. Sie sollte diese Informationen enthalten:
• Einsatzort,
• anvisierter zeitlicher Umfang (in Wochenstunden), ggf. Aussagen zur Arbeitszeit (falls sie z. B. von den Öffnungszeiten abhängt),
• Aufgabenbereiche,
• Anforderungen, gewünschte Kenntnisse und (soziale) Fähigkeiten,
• Rechte der Freiwilligen (Anspruch auf Versicherung, Aufwands¬entschädigungen etc.),
• Anreize wie Formen der Anerkennung, Qualifizierungsmöglichkeiten.
Während der Planungs- und Rekrutierungsphase gibt die Stellenbeschreibung Orientierung, welche Anforderungen an die Bewerber zu richten sind, welche Kriterien bei der Suche herangezogen werden. Gleichzeitig kann mithilfe der Stellenbeschreibung jedes Mitglied der Belegschaft Interessenten erste Auskünfte über die Einsatzmöglichkeiten geben. Es gibt weder Vertröstungen auf die richtige Kontaktperson noch falsche oder unvollständige Auskünfte und die Freiwilligen bekommen einen ersten Eindruck von Aufgaben und Umfang der Tätigkeit. Bei der Erarbeitung der Stellenbeschreibung sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Bereiche einbezogen werden, um ihre Ideen und praktischen Erfahrungen bei der Suche nach interessanten Einsatzfeldern zu nutzen. Es ist aber Achtung geboten, dass nicht unbeliebte Aufgaben auf die Freiwilligen abgewälzt werden. Die Aufgaben sollten vielmehr einen Gewinn für Bibliothek UND Freiwillige bedeuten. Für die Freiwilligen sollte durch die Stellenbeschreibung deutlich werden, welches Ziel mit dem Einsatz verbunden ist.
Durch eine geschickte Wahl der Aufgabenbereiche für Freiwillige wird ihre Rolle in der Bibliothek definiert und eine deutliche Grenze zu den Tätigkeiten hauptamtlicher Kräfte gezogen. Im laufenden Engagement kann eine Stellenbeschreibung bei Konflikten oder Abstimmungsproblemen Klarheit schaffen. Zur einfacheren Planung können Sie dieses Formular zur Stellenbeschreibung nutzen.
Aufgabenfelder
Während der Planungsphase sollten sich alle Beteiligten der Bibliothek damit auseinandersetzen, welche Möglichkeiten für die Einbindung Freiwilliger in ihrem Bereich bestehen:
• Gibt es Projekte, die schon länger anvisiert, aber wegen begrenzter Personalkapazitäten nicht umgesetzt wurden?
• Gibt es Bereiche, die durch den Einsatz Freiwilliger ausgeweitet werden könnten?
Dabei muss nicht jede Bibliothek das Rad neu erfinden. In vielen Bibliotheken werden Freiwillige bereits eingesetzt. Hier einige Beispiele von Aufgabenbereichen:
• Allg. Tätigkeiten in der Bibliothek (Ausleihe, Aufsicht, Zweigstellen¬betreuung): Einsätze im originären Bereich einer Bibliothek sind in ganz unterschiedlichem Ausmaß möglich: vom Einsatz in der Buchbearbeitung bis hin zur Betreuung von Zweigstellen. Bei der Planung ist zu beachten, dass Hauptamtliche besonders intensiv auf den Einsatz vorbereitet werden müssen. Zum einen da in diesem Bereich die Angst vor der Substitution Festangestellter durch Freiwillige besonders hoch ist, diese Befürchtungen müssen ausgeräumt werden, um ein angenehmes Arbeitsklima für beide Seiten zu schaffen. Zum anderen sind die Hauptamtlichen stärker in die Schulung und Betreuung der Freiwilligen einbezogen als bei anderen Einsatzfeldern, die Bereitschaft der Mitarbeiterinnen dazu ist notwendig.
• Lesecafé: Cafés in räumlicher Nähe zu Öffentlichen Bibliotheken gibt es häufiger, zumeist werden diese von gewerblichen Pächtern betrieben. Ein von Freiwilligen geführtes Café, das gleichzeitig räumlich direkt in die Bibliothek eingebunden ist, wird auch vom Besucherkreis als Angebot der Bibliothek wahrgenommen. Es ergibt sich die Chance, verstaubte Klischees von Bibliotheken Lügen zu strafen, und sich als Ort der Kommunikation zu präsentieren. Aber einige Voraussetzungen müssen gegeben sein, um ein solches Lesecafé anzubieten. Lesen Sie hierzu den Erfahrungsbericht der Stadtbücherei Menden.
• Vorlesepatenschaft: Sie sind die am stärksten vertretende Gruppe unter den Freiwilligen in Bibliotheken. Die Befragung der nordrhein-westfälischen Bibliotheken ergab, dass 70% der Bibliotheken, die mit Freiwilligen arbeiten, unter anderem Vorlesekräfte einsetzen. Ein Grund ist sicherlich das starke politische Interesse an dem Thema Leseförderung. Vorlesepatinnen und –paten lesen entweder in der Bibliothek oder in kooperierenden Einrichtungen wie Kindergärten, Kitas oder Schulen Gruppen von Kindern vor. Als wichtige Voraussetzung betonen aktive Bibliotheken die Schulung der Freiwilligen, denn Vorlesen will gelernt sein. Als besonders geeignet erweisen sich ehemalige Lehrkräfte oder Erzieherinnen ebenso wie versierte (Groß-)Eltern. Ein zweiter wichtiger Aspekt ist die Kooperation, der organisatorische Arbeitsaufwand des Einsatzes lässt sich durch Kooperationen mit anderen Einrichtungen erheblich senken. Beispiele der praktischen Gestaltung finden Sie in den Erfahrungsberichten der Stadtbücherei Werne, der Stadtbücherei Solingen und der Stadtbibliothek Duisburg.
• Aufsuchender/Mobiler Bibliotheksdienst: Die Belieferung von kranken oder alten Menschen, die nicht in der Lage sind, ihren Lesehunger mit einem Besuch in der Bibliothek zu stillen, ist ein Paradebeispiel der sozialen Bibliotheksarbeit, für das aber häufig das Geld fehlt. Da für dieses Aufgabenfeld weniger bibliothekarische Fachkenntnisse denn soziale und kommunikative Stärken vonnöten sind, eignet es sich gut als Einsatzgebiet für Freiwillige. Umgesetzt wird dieses Konzept beispielsweise in Würzburg.
Einen Erfahrungsbericht finden sie hier: www.kupoge.de/ifk/ehrenamt/ bibliotheken/bibliothek7.htm
• Veranstaltungen (Lesungen, Bücherflohmärkte, etc): Eine Reihe von Bürgerinnen ist an einem freiwilligen Engagement interessiert, das sie zeitlich nicht bindet. Deswegen sollten Bibliotheken auch Möglichkeiten des sporadischen Einsatzes ins Auge fassen. Als Einsatzfelder bieten sich Tätigkeiten wie das Kassieren oder Catering bei Veranstaltungen an, ebenso wie die Gestaltung spezieller Vorträge oder die Mithilfe bei Bücherflohmärkten. Bei diesen Einsätzen wird einem Hauptmotiv freiwilliger Arbeit - dem sozialen Kontakt/der Geselligkeit - entsprochen. Für einen reibungslosen Einsatz ist es notwendig, auf einen Pool an Freiwilligen zurückgreifen zu können.
• InfoScouts (Internetbetreuung/PC Schulungen): Ein gutes Beispiel für den Einsatz von Freiwilligen mit speziellen Qualifikationen. Die Vermittlung von EDV-Kenntnissen ebenso wie die Erstellung zusätzlicher Webseiten für die Bibliothek bedarf eines gewissen technischen Know-hows. Freiwillige für diesen Bereich zu finden, kann als Glücksfall bezeichnet werden. Diesen gibt es beispielsweise in Straubing, wo der ComputerClub von einem Ehrenamtlichen geleitet wird. In Mönchengladbach konnte ein Freiwilliger für die Gestaltung des Webauftritts des Projektes MedienCorner gewonnen werden.
• Bibliotheksführungen: ein klassisches Beispiel freiwilligen Engagements in Bibliotheken sind die Bibliothekessen in Wolfenbüttel. Der Einsatz lässt sich aber nicht so einfach auf eine "gewöhnliche" Stadtbibliothek übertragen, da die Inhalte einer Führung hier deutlich weniger Allgemeinwissen sondern eher bibliothekarischen Sachverstand verlangen. Weitere Informationen: www.kupoge.de/ifk/ehrenamt/bibliotheken/bibliothek8.htm
• Hausaufgabenbetreuung: Ein besserer Ort für eine Hausaufgabenbetreuung ist eigentlich nicht denkbar. Ebenso wie Universitätsbibliotheken von den Studierenden genutzt werden, ist dies auch für Schülerinnen und Schüler und Öffentliche Bibliotheken denkbar. Natürlich muss ausreichend Platz vorhanden sein. Die Stadtbibliothek Köln bietet einen solchen Service mithilfe von Freiwilligen an. Wichtig ist, dass die Freiwilligen einerseits über ausreichend Bildung verfügen und außerdem bereit sind, sich für einen regelmäßigen Einsatz zu verpflichten.
• Fund- and Friendraising: Diese Aufgaben werden in der Praxis häufig einem Förderverein oder Freundeskreis übertragen, in dem sich Bürgerinnen und Bürger freiwillig für das Wohl der Bibliothek engagieren. Damit sind eine Reihe von Zielen verknüpft, deren Bündelung bei einem Verein durchweg anzuraten ist. Zum einen besteht der Wunsch, zusätzliche Finanzmittel zu akquirieren, die außerhalb des städtischen Haushalts angesiedelt sind. Ein weiteres Ziel ist die bessere Verankerung der Bibliothek in der Gesellschaft und eine verbesserte Lobbyarbeit für die Bibliothek. Deswegen sollte bei der Auswahl der Mitglieder darauf geachtet werden, dass, wenn möglich, Persönlichkeiten aus Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Kultur hinzugewonnen werden, die in der Lage sind, Einfluss bei bibliotheksrelevanten Entscheidungen auszuüben. Bedingung für die Gründung eines Vereins muss die Gewährleistung einer engen Kooperation zwischen Bibliothek und Verein sein. Ein Verein, der eigene, von denen der Bibliothek differierende Interessen entwickelt, stellt eine Gefahrenquelle für die Bibliothek dar. Aus diesem Grund hat es sich als vorteilhaft erwiesen, in der Satzung des Vereins die Bibliotheksleitung als geborenes Mitglied des Vorstands festzulegen. Vor allen Konfliktlagen schützt aber auch diese Maßnahme nicht. Erfahrungen zeigen weiterhin, dass die Bereitschaft zu spenden deutlich höher ausfällt, wenn der Empfänger keine städtische Kasse ist. Auch die Möglichkeit, für ein spezielles Projekt spenden zu können, wirkt sich durchaus positiv auf die Bereitwilligkeit aus. Einen interessanten und informativen Erfahrungsbericht aus der Stadtbücherei Hamm finden sie unter:
www.bibliotheksverband.de/freundeskreise/handbuch/Pirsich04.pdf
• Mitbestimmung: Wieso lange über Projektideen brüten, die dann doch nicht den Interessen der anvisierten Zielgruppe entsprechen? Durch die Einbindung von Vertretern der Zielgruppe bei der Konzeption neuer Projekte erreichen Sie einerseits eine bessere Zielgruppenorientierung des Projekts, zum anderen eine bessere Verankerung der Bibliothek in der örtlichen Gemeinschaft. Die Stadtbibliothek Mönchengladbach hat bei der Konzeption der Mediencorner auf die Partizipation Jugendlicher gesetzt – mit Erfolg! Nähere Informationen finden sie unter:
www.kupoge.de/ifk/ehrenamt/bibliotheken /bibliothek3.htm.
Bei der Auswahl der Aufgabenbereiche sind ein paar generelle Punkte zu beachten:
• Vor der Gewinnung von Freiwilligen müssen konkrete Beschreibungen der Aufgabenbereiche erstellt werden. Auch wenn den Freiwilligen ein Spielraum bei der Ausgestaltung der Aufgaben eingeräumt werden soll, ist es für eine positive Entscheidung der potenziellen Freiwilligen für ein Engagement in der Bibliothek sehr hilfreich, die anvisierten Inhalte möglichst konkret zu benennen.
• Überlappungen der Aufgabenbereiche von Hauptamtlichen und Freiwilligen sind soweit möglich zu vermeiden. Ist eine Überlappung unumgänglich, müssen eindeutige Vereinbarungen zur Aufgabenaufteilung und weiteren Kooperation getroffen werden, um Konkurrenzsituationen so gut wie möglich zu verhindern. Eine räumliche oder zeitliche Trennung des Einsatzes Freiwilliger und Hauptamtlicher ist in diesem Fall unbedingt anzuraten.
• Besteht eine Nachfrage nach den Angeboten, für die die Freiwilligen eingesetzt werden sollen? Eine Veranstaltung ohne Publikum birgt ein hohes Frustrationspotential, vor allem wenn die Leistung unbezahlt erbracht wird. Die Anerkennung der Leistung durch die Kunden stellt für Freiwillige eine Form der Bezahlung dar.
• Bevor Sie mit der Werbung um Freiwillige starten, sollten Sie sich über den Zeitumfang des Einsatzes im Klaren sein. Wie viele Wochenstunden soll der Einsatz umfassen? Wie viele Freiwillige brauchen Sie, um diesen Zeitrahmen abzudecken? Es ist ratsam, einen großzügigen Überhang einzuplanen, da eine freiwillige Tätigkeit weniger bindet als eine bezahlte. Neben gewohnten Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit müssen Sie mit Ausfällen aus privaten Gründen und kurzfristiger Beendigung des Engagements rechnen.
• Wie erfolgt die Schulung der Freiwilligen? Wie viel Zeit ist für die Schulung einzuplanen, wie viel Vorlauf braucht damit das Projekt? Wer kann die Schulung vorbereiten und durchführen? Müssen Materialien erstellt oder Referenten gefunden werden?
Zielgruppen
Die Aufgabenbereiche, in denen die Freiwilligen eingesetzt werden, bestimmen das Bewerbungsprofil oder die Zielgruppe, die für diese Tätigkeit in Frage kommt.
Ist es geplant, für die Vermittlung von Leselust Lesescouts bzw. Vorlesepatinnen zu gewinnen, liegt es beispielsweise nahe, Personen mit pädagogischer Ausbildung/ Erfahrung gezielt anzusprechen. Für die Einrichtung eines mobilen Bibliotheks¬dienstes kommen dagegen nur Personen, die einen Führerschein - und möglicher¬weise auch einen eigenen PKW - besitzen, in Frage.
Ist die Zielgruppe für den Einsatz bestimmt, kann die Werbung gezielt auf die Gruppe ausgerichtet werden. Im Vordergrund stehen dabei folgende Fragen: Welche Medien, welche Veranstaltungen und Einrichtungen werden von der Gruppe genutzt bzw. besucht, welche Motive können dieser Gruppe unterstellt werden?
Mögliche Zielgruppen für Freiwilligenarbeit in Bibliotheken sind:
• Personen mit pädagogischer Ausbildung/Erfahrung: Ein beliebtes Einsatzgebiet von Freiwilligen in Bibliotheken ist die Vorlesepatenschaft. Hier wie auch bei anderen Angeboten für Kinder und Jugendliche ist es sinnvoll, Personen mit Erfahrung einzusetzen. Werben Sie in Kindergärten oder Schulen für den Einsatz, sprechen Sie gezielt pensionierte Lehrkräfte oder Erzieherinnen an.
• Jugendliche: eine Zielgruppe, die es zu umwerben lohnt! Gerade wenn es keine eigene Abteilung für die Altersgruppe in der Bibliothek gibt, sind Jugendliche als Kunden häufig unterrepräsentiert. Die Einbindung Jugendlicher als Freiwillige verspricht eine Verbesserung der Situation, da sie die Wünsche und Interessen der Zielgruppe erheblich besser kennen als jede Bibliothekarin.
Um Jugendliche als Freiwillige zu gewinnen, müssen Sie auf deren spezifische Motive eingehen. Stärker als andere Altersgruppen möchten Jugendliche durch das Engagement ihre Kenntnisse und Fähigkeiten ausbauen. Vor allem ihre allgemeinen "soft skills" wie Organisationstalent und eigenverantwortliches Arbeiten wollen sie als Freiwillige erproben. Es ist wichtig, diese Motive auch bei der Anerkennung zu berücksichtigen: Stellen Sie Jugendlichen Zeugnisse oder andersartige Nachweise über das freiwillige Engagement aus, in denen die Tätigkeiten und erforderlichen Fähigkeiten aufgeführt sind. Die Möglichkeit, das freiwillige Engagement zeitlich flexibel zu gestalten, ist für Jugendliche besonders reizvoll, da sie in Schule und Freizeit häufig in fixen Strukturen agieren müssen. Weiterhin ist zu beachten, dass Jugendliche das Arbeiten im Team deutlich höher wertschätzen als Erwachsene.
Probleme bei der Freiwilligenarbeit Jugendlicher ergeben sich häufig in der Zusammenarbeit mit den Bibliothekarinnen, die Schwierigkeiten haben, die Kompetenzen Jugendlicher anzuerkennen und sich von ihnen ggf. auch etwas erklären zu lassen. Um diese zu vermeiden, sollten Sie das Kollegium gezielt vorbereiten. Vermitteln Sie den Nutzen, der sich aus den speziellen Kompetenzen gerade im Bereich der Nutzerinteressen ergibt.
Ein Arbeitsbereich, der sich gut für den Einsatz Jugendlicher eignet, ist die Arbeit als InfoScouts oder die Gestaltung des Jugendbereichs. Auf reichhaltige Erfahrungen kann hier die Stadtbibliothek Mönchengladbach verweisen, die Sie unter anderem hier finden: www.kupoge.de /ifk/ehrenamt/bibliotheken/bibliothek3.htm
Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Jugendliche ein Freiwilliges Soziales Jahr in der Kultur (FSJ Kultur) in einer Bibliothek absolvieren. In NRW gibt es ein solches Angebot bisher nur in der Stadtbibliothek Wuppertal. Die Erfahrungen sind durchaus positiv, die Jugendlichen werden als Bereicherung gerade für den Bereich der Kinder- und Jugendbibliothek empfunden. Natürlich ist mit dem Angebot auch ein hoher Betreuungsaufwand verbunden. Dass der sich lohnt, zeigt die Tatsache, dass in Wuppertal bereits der vierte Jahrgang betreut wird.
• Personen mit starkem kulturellen Interesse: Bibliotheken als Kulturinstitutionen sind ein attraktiver Bereich für kulturbegeisterte Bürgerinnen und Bürger, die sich zu einem freiwilligen Engagement entschließen. Deshalb sollten Bibliotheken sich bemühen, diesen Personenkreis auch auf die Möglichkeiten des Engagements in der Bibliothek aufmerksam zu machen. Dies kann gelingen, wenn sie offensiv bei kommunalen kulturellen Einrichtungen und Veranstaltungen für den Freiwilligeneinsatz werben.
• Senioren: Der Anteil aktive Menschen in der dritten Lebensphase, die eine sinnvolle Beschäftigung suchen, wird stets größer. Für Bibliotheken bietet es sich an, einen freiwilligen Einsatz in Bibliotheken bewusst zu bewerben. Dabei sollte der Begriff "Senioren" wenn möglich vermieden werden und stattdessen Alternativen wie "Ältere" gewählt werden, da sich die entsprechende Personengruppe der über 55-jährigen dadurch eher angesprochen fühlt. Gleichzeitig ist zu beachten, dass sie viel Wert auf den persönlichen Kontakt und eine intensive Vorbereitung auf die Tätigkeiten legen. Bei Bibliotheks¬angeboten für einen älteren Nutzerkreis eignen sich Freiwillige der gleichen Altersgruppe besonders gut, da hier eine spezielle Vertrauensbasis entstehen kann. Sehr interessiert sind Ältere an einer Vorlesepatenschaft und zeitlich unregelmäßigen Einsätzen wie bei Veranstaltungen und Flohmärkten.
Als problematisch kann sich der hohe Anspruch erweisen, mit dem Ältere an den Freiwilligeneinsatz gehen. Bürgerinnen und Bürger, die nach dem Ausstieg aus dem Berufsleben neue Betätigungsfelder suchen, starten oft mit viel Ehrgeiz und Tatkraft in die neue Aufgabe. Der Wunsch gestaltend tätig zu werden ebenso wie der Unwille, sich in hierarchische Strukturen zu fügen, können zu einer Herausforderung für den mit der Betreuung beauftragten Bibliothekar werden. Bedenken Sie, dass Ältere auf dem Gebiet der Bibliotheken Laien sein mögen, aber häufig ein erfolgreiches Berufsleben absolviert haben.
• Personen mit Migrationshintergrund: Ein Ziel, das mit dem Einsatz Freiwilliger verbunden ist, ist die bessere Verankerung der Bibliothek in der Gesellschaft. Integrieren Sie Ihre Bibliothek, indem Sie einen Ort der Integration für Migrantinnen und Migranten schaffen! Freiwillige mit Migrationshintergrund können eine Multiplikatorenfunktion für einen Nutzerkreis übernehmen, der schwer zu erreichen ist. Außerdem verfügen Migrantinnen mit Ihrer Mehrsprachigkeit über besondere Kompetenzen, die es lohnt in das Bibliotheksangebot einzubeziehen. Es bietet sich an, bei der Rekrutierung mit städtischen Einrichtungen, die von Migrantinnen frequentiert werden wie Beratungsstellen, eigenständigen Organisationen von Migranten¬gemeinschaften oder Deutsch-Instituten zusammenzuarbeiten. Dabei ist es natürlich wichtig, auf ausreichende Deutschkenntnisse bei den Freiwilligen zu achten ebenso wie auf die demographische Zusammensetzung des Einzugsgebiets. Aufgrund der oft schwierigen wirtschaftlichen Situation sollte man bei der Rekrutierung von Migrantinnen offen und deutlich über die Möglichkeiten und Grenzen finanzieller Anerkennung/Kostenerstattung sprechen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass dieser Personenkreis mit schriftlichen Aufrufen nur schwer zu erreichen ist. Dies ist unter anderem mit der Tatsache zu erklären, dass in einigen Herkunftsländern wie z. B. in der Türkei keine Kultur des bürgerschaftlichen Engagements existiert. Der persönliche Kontakt ist hier ein unbedingtes Muss. Zu beachten ist, dass es bei Personen, die sich als Sprachrohr für eine bestimmte Bevölkerungsgruppe eignen, oft zu Ämterhäufungen kommt. Personen, die als Fürsprecher einer Gruppe bekannt sind, werden von den unterschiedlichsten Initiativen um Engagement gebeten. Achten Sie darauf, dass der Freiwilligeneinsatz sich nicht auf die freiwillige Ausbeutung der menschlichen Ressource stützt. Wenn die Stelle des Freiwilligen auf den besonderen Sprachkenntnissen aufbaut, können sich Probleme ergeben, passenden Ersatz zu finden, wenn der oder die Freiwillige ausscheidet.
Literatur
• Klose, Cornelia: Bibliotheksarbeit mit Senioren. Freiwilliges Engagement älterer Menschen in Bibliotheken. Unv. Dipl.-Arbeit, Fachhochschule Köln. Köln 2006.
• Lotz, Birgit; Schumann, Silke (2004): Multikulturelle Bibliotheksarbeit. "Die Internationale Bibliothek" in der Stadtbibliothek Gallus der Stadtbücherei Frankfurt am Main. In: Handbuch Kulturmanagement, B 4.15, S. 1-29.
• Schumacher, Jürgen und Karin Stiehr: Handbuch für die Freiwilligenarbeit von und mit älteren Menschen. Stuttgart 2002.
• Wagner Bernd: Freiwilligenarbeit und bürgerschaftliches Engagement in der Kultur. In: Ehrenamt, Freiwilligenarbeit und bürgerschaftliches Engagement in der Kultur. Essen 2000.
• Freiwilliges Engagement in Deutschland 1999–2004. Ergebnisse der repräsentativen Trenderhebung zu Ehrenamt, Freiwilligenarbeit und bürgerschaftlichem Engagement. www.bmfsfj.de/Kategorien/ Forschungsnetz/forschungsberichte,did=73430.html&foo=5
• Institute for Volunteering Research: What young people want from volunteering. www.ivr.org.uk/researchbulletins/bulletins/what-young-people-want-from-volunteering-.htm