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Freiwilligenarbeit in Bibliotheken

Organisation des Einsatzes

Verträge

Vor den Überlegungen zur Vertragsgestaltung muss entschieden werden, von wem die Freiwilligen eingestellt werden.
Zwei Varianten lassen sich dabei unterscheiden. Entweder stellt die Bibliothek die Freiwilligen selbst ein oder sie werden über einen Förderverein engagiert.
Der Vertrag zwischen Bibliothek und Freiwilligen sollte sowohl die Erwartungen, die die Bibliothek an die Freiwilligen stellt, als auch deren Rechte und Pflichten eindeutig regeln. Um eine rechtliche Auseinandersetzung darüber zu vermeiden, ob ggf. ein Arbeitsverhältnis mit einer entsprechenden Vergütungspflicht begründet wurde, ist es wichtig, die Tätigkeiten möglichst eindeutig und abschließend im Vertrag zu beschreiben. In der täglichen Praxis sollte streng darauf geachtet werden, dass sich die Tätigkeiten innerhalb der Vorgaben des Vertrages bewegen. Nur soweit die Tätigkeiten im Vertrag konkret genug beschrieben werden und in der Praxis dementsprechend gehandelt wird, lässt sich die Weisungsgebundenheit der Freiwilligen, die zu einer persönlichen Abhängigkeit und damit ggf. zu einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis führen kann, verneinen.
Der Vertrag sollte dementsprechend folgende Punkte enthalten:

  • Aufgabenbereiche
  • Ausdruck des beidseitigen Einvernehmens, dass die Arbeit freiwillig und unentgeltlich geleistet wird
  • Nichtgewährung von Sozialversicherungsleistungen
  • Darlegung des Unfall- und Haftpflichtschutzes
  • Haftung des Freiwilligen für vorsätzlich und grob fahrlässig verursachte Schäden
  • Hinweis auf Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen wie der Hausordnung
  • Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Einhaltung Datenschutz
  • Bedingungen zur Beendigung der Freiwilligenarbeit

Musterverträge finden Sie hier:

Freiwillige – (k)eine Chance für Bibliotheken? :Ein Positionspapier des Deutschen Bibliotheksverbandes. Berlin 1999. In: Bibliotheksdienst 33 (1999)8. http://www.bibliotheksverband.de/publikationen/freiwillige.pdf

Rechtlich ebenfalls möglich, aber mit einem höheren Planungsaufwand in der Startphase verbunden, ist die Lösung des Fördervereins. Dementsprechend ist sie nur anzuraten, wenn ein dauerhafter Einsatz der Freiwilligen angestrebt wird und auch möglich erscheint. Die Bibliothek muss sich in diesem Fall nicht mit der rechtlichen Problematik der Einstellung beschäftigen, da Vertragspartner nicht die oder der Freiwillige, sondern der Verein ist. Die Konditionen der Anstellung werden zwischen Verein und Freiwilligen festgelegt. Informationen zur Gründung von Vereinen inklusive Musterverträgen finden Sie unter
 http://www.buergergesellschaft.de/index.php?id=104122.

Literatur:

Freiwilligenkoordinatorin

Für eine gute Zusammenarbeit zwischen Bibliothek und Freiwilligen trägt die Benennung einer Freiwilligenkoordinatorin entscheidend bei. Die Freiwilligen¬koordinatorin ist Ansprechpartnerin für alle Belange der Freiwilligenarbeit, sei es von Seiten der Freiwilligen selbst, des Kollegiums, der Bibliotheksleitung oder von externer Seite. Ihr Aufgabengebiet setzt sich aus folgenden Punkten zusammen:
•    Zuständigkeit für die Planung des Einsatzes,
•    Festlegung der Aufgabenbereiche der Freiwilligen,
•    Erstellung der Leitlinien zur Freiwilligenarbeit und die Bekanntmachung derselben,
•    Gewinnung, Einarbeitung und Schulung der Freiwilligen,
•    Kooperation zwischen Hauptamtlichen und Freiwilligen,
•    Bestimmung von Formen der Anerkennung oder gewährten Aufwands¬entschädigungen,
•    Öffentlichkeitsarbeit und Evaluation des Einsatzes.

Um die Funktion der Freiwilligenkoordinatorin ausfüllen zu können, ist eine stark ausgebildete Sozialkompetenz notwendig. Die Mitarbeiterin muss beständig zwischen verschiedenen Interessengruppen vermitteln, die mitunter sehr unterschiedliche Auffassung bezüglich der Arbeitsweise oder der Aufgabenbereiche vertreten. Dies erfordert ein hohes Maß an Verhandlungsgeschick und Einfühlungs¬vermögen.
Erfahrungen in Bibliotheken zeigen, dass es sehr hilfreich ist, auch auf Seiten der Freiwilligen eine Kontaktperson zu installieren. So können die Interessen der Freiwilligen gebündelt und die Arbeit der Freiwilligenkoordinatorin damit immens erleichtert werden. Von Vorteil sind außerdem die damit verbundene Institutionalisierung des Austauschs und eine bessere Einbindung der Freiwilligen. Für diese ist es leichter, sich gerade mit Sorgen und Problemen an eine Person, die ihre Situation aus eigener Erfahrung kennt, zu wenden.

Leitlinien zur Freiwilligenarbeit  - Volunteer policy

Die Bezeichnung Leitlinien ist eine Übersetzung des englischen Begriffs policy. Alternativ bieten sich auch die Übersetzungen Strategie, Leitfaden, Richtlinien, Standards oder Charta an.
Jede Organisation, die sich in ihrer Arbeit auch auf Freiwillige stützt, sollte die Leitlinien, die diesem Einsatz zu Grunde liegen, schriftlich festhalten. Dadurch entsteht Klarheit über die Position der Freiwilligen in der Bibliothek. Es wird gewährleistet, dass Freiwillige mit den unterschiedlichsten Hintergründen gleich behandelt werden. Daneben können die Unterschiede zwischen hauptamtlichen und freiwilligen Mitarbeitern eindeutig definiert werden. Um diesen Ansprüchen entsprechen zu können, sollte die Freiwilligenleitlinen folgende Punkte umfassen:
•    ein eindeutiges Bekenntnis zur Freiwilligenarbeit und dessen Wert,
•    Benennung einer Freiwilligenkoordinatorin,
•    Beschreibung des Vorgehen bei der Einstellung, wenn möglich inklusive eines Bewerberprofils,
•    Auflistung der Aufgabenbereiche, in denen der Einsatz Freiwilliger in Frage kommt,
•    Formen der Einarbeitung und Schulung Freiwilliger,
•    Versicherungsschutz,
•    Auflistung der Aufwandsentschädigungen, die geleistet werden können,
•    Vorgehen bei Beschwerden von oder über die Freiwilligen festlegen,
•    Formalien der Kündigung bzw. der Beendigung des Einsatzes.

Als Startpunkt der Leitlinienausarbeitung eignet sich die Frage nach dem Warum: Aus welchen Gründen setzt die Bibliothek Freiwillige ein? Bei dieser Fragestellung - wie aber auch bei der kompletten Diskussion über Freiwillige - ist es wichtig, Kolleginnen und Kollegen verschiedener Bereiche einzubeziehen, um die Vielfalt des Einsatzes in den Leitlinien bestmöglich wiederzugeben. Gleichzeitig fühlen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich stärker mit den Leitlinien verbunden, wenn sie an deren Erstellung mitgearbeitet, die einzelnen Punkte aktiv diskutiert haben. Um diese Verbundenheit aufrecht zu erhalten, ist es ratsam, direkt zu Beginn eine regelmäßige Überprüfung der Leitlinie zu beschließen. Ein Beispiel professionell erarbeiteter Leitlinien ist der Leitfaden der StadtBibliothek Köln, der in der Onlineversion zum Download angeboten wird.

Literatur

•    Biedermann, Christiane: Was heißt Freiwillige managen? - Grundzüge des Freiwilligenmanagements,. In: Nährlich, Stefan; Zimmer, Annette [Hrsg.]: Management in Nonprofit-Organisationen. Eine praxisorientierte Einführung. Bürgerschaftliches Engagement und Nonprofit-Sektor. Bd. 2. Opladen 2000.
•    Birnkraut, Gesa: Management von Ehrenamtlichen. Ein Leitfaden für Kulturinstitutionen. Hamburg 2004.
•    Paritätische Akademie: TOOLBUCH. Handreichung für das Ehrenamtsmanagement – Arbeit mit Ehrenamtlichen. www.paritaetische-akademie.de/start_online.htm (im Download-Center)
•    Get it right from the start. Volunteer policies – the key to diverse volunteer involvement. www.volunteering.org.uk/Resources/publications/freeguides.htm
•    "Involving Volunteers in public libraries". www.la-hq.org.uk/directory/ prof_issues/ivpl.html

Versicherung

Damit für die Freiwilligen durch ihr Engagement kein unüberschaubares zusätzliches Risiko entsteht, ist es wichtig, dass für sie sowohl Unfall- als auch Haftpflichtversicherungsschutz besteht.
In Bereich der Unfallversicherung hat sich die Situation in Deutschland in der letzten Zeit deutlich verbessert. Seit 2005 haben nicht nur Ehrenamtliche, die direkt bei einer Bibliothek und damit einer öffentlich-rechtlichen Institution angestellt sind, ein Anrecht auf eine Unfallversicherung. Auch Freiwillige, die von einem Verein oder Förderkreis eingestellt wurden und sich im Auftrag oder mit Einverständnis der Kommune freiwillig betätigen, sind unfallversichert. Diese Angaben sind allerdings nur allgemein gültige Informationen. Um im konkreten Fall sicher zu gehen, dass die Freiwilligen dem Versicherungsschutz unterliegen, ist es ratsam, sich an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu wenden.

Für NRW ist dies ab Januar 2008 die:
Unfallkasse Nordrhein-Westfalen
St. Franziskusstraße  146
40470 Düsseldorf
www.unfallkasse-nrw.de

Bis April 2008 lautet die postalische Adresse noch:
Unfallkasse Nordrhein-Westfalen
Fleher Straße 198
40223 Düsseldorf

Freiwillige, die direkt bei der Bibliothek arbeiten, sind in der Regel durch die Haftpflichtversicherung geschützt, die die öffentliche Einrichtung für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgeschlossen hat. Inwieweit die Bibliothek ihre Freiwilligen im Übrigen für Schäden in Regress nimmt, sollte über den Vertrag festgelegt werden.
Rechtlich selbständige Vereinigungen, also etwa eingetragene Vereine sollten eine Vereinshaftpflichtversicherung abschließen, die dann auch Freiwillige in den Versicherungsschutz mit einschließt.
Freiwillige, die sich in rechtlich unselbständigen Vereinigungen engagieren, sind im Rahmen der Haftpflichtversicherung des Landes versichert. Diese Versicherung ist kostenfrei, Freiwillige müssen sich dafür nicht registrieren lassen, sondern sich lediglich im Schadensfall an die zuständige Versicherung wenden, dies ist: 

Union Versicherungsdienst GmbH
Klingenbergstr. 4
32758 Detmold
ehrenamt@union-verdi.de
05231/603-6112
(Ansprechpartner für die Versicherung
über das Land)
 

Literatur

•    www.unfallkassen.de (Reiter Ehrenamt)
•    Bundesministerium für Arbeit und Soziales [Hrsg.]: Zu Ihrer Sicherheit - Unfallversichert im Ehrenamt. Bonn 2007. Bestellbar/abrufbar auf der Seite des Ministeriums.
•    Initiative „für mich, für uns, für alle [Hrsg]: Sicher engagiert. Versicherungsschutz im Ehrenamt. www.buerger-engagement.de/1_initiative/publikationen/pdfs/Sicher_ engagiert_2007.pdf

Kündigung

Die Entscheidung für eine Freiwilligenarbeit kann immer nur als eine Entscheidung auf Zeit gesehen werden. Im Gegensatz zum "alten" Verständnis des Ehrenamtes, das mit einer starken und zumeist lebenslangen Identifikation mit der betreffenden Einrichtung verbunden war, ist der Einsatz heute stärker an Lebensphasen orientiert.
Umso wichtiger ist es, dass klare Regelungen für das Ende eines Engagements getroffen werden, und zwar sowohl für die Kündigung durch den Freiwilligen als auch für die seitens der Bibliothek.
Für die Entscheidung für ein freiwilliges Engagement in einer Bibliothek kann eine deutliche Regelung der Beendigung der Freiwilligenarbeit ausschlaggebend sein. Potentielle Freiwillige müssen so nicht befürchten, eine unauflösliche Verpflichtung einzugehen. Deshalb sollte der Ausstieg aus dem Engagement bereits während der Einstellungsphase thematisiert werden, am besten sowohl im persönlichen Gespräch als auch in schriftlicher Form im Vertrag oder in den Freiwilligenleitlinien.

Der Passus zur Beendigung des Einsatzes sollte auf folgenden Punkten aufbauen:

•    Aussage zur Selbstverständlichkeit der zeitlichen Begrenzung des Einsatzes
•    Benennung einer Kontaktperson
•    gewünschte Form der Kündigung durch die Freiwilligen: Reicht eine mündliche Kündigung oder sollte sie schriftlich erfolgen?
•    eine Angabe zur gewünschten Vorlaufzeit: Wie weit im Voraus wünscht die Bibliothek unterrichtet zu werden?
•    Erläuterung der Umstände und Nennung klarer Kriterien, unter denen die Bibliothek das Engagement beenden würde (Verletzung der Hausordnung/gültiger Regeln, Verstöße gegen Schweigepflicht, Verstöße gegen zivil- oder strafrechtliche Vorschriften...)
•    Vorgehen bei einer Kündigung von Seiten der Bibliothek: Wer muss gehört / informiert werden, wer trifft die Entscheidung, wer spricht die Kündigung aus?

Des Weiteren sollte anlässlich der Beendigung des Engagements auch ein Nachweis über die geleistete Arbeit erstellt werden. Mögliche Gestaltungsformen finden sie unter Anerkennung.
Meistens merken Freiwillige selbst schnell, wenn sie mit einer Aufgabe überfordert sind oder sie nicht zu ihnen passt. Ist dies nicht der Fall, sollte die Bibliothek zunächst versuchen alternative Betätigungsfelder anzubieten; entweder innerhalb der Bibliothek oder in Kooperation mit städtischen Einrichtungen des bürgerschaftlichen Engagements.
Die positive Formulierung und Gestaltung einer "Kündigung" ist immens wichtig. Sprechen Sie Ihren Dank aus, formell wie informell. Die Freiwilligen sollten mit dem positiven Gefühl, dass ihre Bereitschaft sich zu engagieren wertgeschätzt wird, aus dem Verhältnis herausgehen.

Zur Überprüfung, ob die organisatorischen Voraussetzungen für den Freiwilligeneinsatz erfüllt sind, eignet sich die "Checkliste Organisation".

 

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